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档案寄存托管外包服务
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1)档案库建设标准

缔照公司档案库采用钢质导轨式密集架,档案库的建设严格按照国家档案局《档案馆建筑设计规范》、《档案馆温湿度管理暂行规定》、《档案库房技术管理暂行条例》等有关档案安全保护的管理技术要求实施,严格做好档案库房档案安全保护的“九防”要求(即防高温、防震、防潮湿、防盗、防火、防霉菌、防光、防尘、防虫等)。

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2)档案管理流程

① 档案交接

档案交接是甲乙双方指定固定的工作人员对甲方档案的单位名称、档案名称、档案数量、档案发生的年限、档案保存期限进行确认后,双方共同在《档案交接清单》上签字确认,并加盖相应印鉴。乙方加盖档案入库章,甲方加盖公司工章或其他甲方认可的印章,以示交接完毕。

② 档案装箱

乙方按照甲方档案的单位名称、档案名称进行整理装箱,并明确档案数量、发生的年限、保存期限。

  


③ 档案箱封签

乙方免费为甲方提供条形码封条,甲方封装前须将档案箱内容与条形码封条配对并加盖甲方相应印鉴。

④ 档案运输

乙方为甲方提供免费档案运输服务,运输时甲方有义务协助乙方工作人员搬运档案箱及核对档案数目。

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⑤ 档案录入

甲方档案进入乙方档案库前,乙方工作人员按照档案箱条形码封条的档案信息录入乙方自主开发的档案管理查询系统。

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⑥ 档案上架

 档案上架是根据档案查询系统生出的具体位置,不得随意存放。

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 ⑦ 档案提取与调阅

甲方指定专人负责档案提取和调阅,并提供工作证件、甲方介绍信及调阅人员身份证复印件,以供乙方留底备案。乙方并与甲方档案专管部门进行电话确认,确认无误后方可查阅。

⑧ 档案销毁

乙方根据甲方档案保存的期限,向甲方提出销毁,销毁需甲方提供的相关手续,销毁过程甲方全程监督,并录影像资料供乙方保存。

⑨ 档案库实时监控

视频监控系统可实时监控并录像(录像资料保存三个月)。甲方计算机终端可实时监控存放自己档案的区域。


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